Ofis Taşıma Kontrol Listesi: İş Kaybı Yaşamadan Taşınmak

Ofis taşıma, ev taşımadan farklı bir problemdir. Ev taşımada amaç eşyayı güvenle ulaştırmaktır; ofis taşımada amaç, iş sürekliliğini kesintiye uğratmamaktır. Bu fark, planlamanın tamamını değiştirir.

6 hafta kala: karar ve plan

• Yeni ofisin kat planını alın ve her masanın, dolabın, toplantı masasının yerini plan üzerinde numaralandırın.
• IT altyapısı için ağ, elektrik ve sunucu odası ihtiyaçlarını netleştirin. Kablolama işi taşımadan önce bitmeli.
• Taşıma tarihini iş takviminizin en sakin haftasına denk getirin.

4 hafta kala: iletişim

1. Çalışanlara taşınma tarihini ve kendi masalarından ne yapmaları beklendiğini yazılı bildirin.
2. Müşterilere, tedarikçilere ve bankalara adres değişikliğini duyurun.
3. Telefon hatları ve internet aboneliğinin nakil başvurusunu yapın; bu süreç en uzun süren kalemdir.

2 hafta kala: envanter ve etiketleme

• Numaralı etiket sistemini uygulayın: plandaki her numara, eski ofisteki karşılık gelen eşyaya yapıştırılır.
• Arşiv evrakları koli bazında numaralanır ve mühürlenir; teslim tutanakla yapılır.
• Kullanılmayan mobilya ve ekipmanı taşımadan önce elden çıkarın. Taşınan her gereksiz masa, hem maliyet hem yer kaybıdır.

Taşıma haftası: IT protokolü

Bilgisayar ve sunucular en kritik parçalardır.

• Taşımadan önce tüm sistemlerin yedeği alınmalı ve yedek fiziksel olarak ayrı taşınmalı.
• Kablolama sökülmeden fotoğraflanır ve etiketlenir.
• Cihazlar darbe emici ambalajla, dik konumda taşınır.
• Bilgisayarlar diğer eşyalardan önce kurulur ki sistemler taşıma bitmeden test edilebilsin.

Ofis taşımalarının büyük bölümü cuma akşamı başlayıp pazar günü tamamlanır. Bu, iş günü kaybını sıfıra indiren en yaygın modeldir.

Taşımadan sonraki ilk gün

Pazartesi sabahı bir "destek masası" kurun: taşıma sorumlusu ve IT ekibinden birer kişi, ilk yarım gün boyunca yalnızca gelen sorunları çözsün. Eksik kalan işlerin listesi ilk gün çıkarılır ve hafta içinde kapatılır.